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　　從蘇州市人力資源和社會保障局網(wǎng)站獲悉，人事檔案是每個人形象的“縮影”，關(guān)系個人切身利益，是個人最具有保存價值的原始記錄。而人社人事代理部門作為全市人事檔案的保管單位，肩負(fù)著重大的責(zé)任。太倉人社創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理方式，率先打造智慧檔案室，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，推進(jìn)人事檔案管理“收、管、存、用”的數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從而更好的為人才服務(wù)。

　　一是推進(jìn)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)高效、便捷服務(wù)

　　目前太倉市已接收個人及單位委托保管的人事檔案近10萬份，檔案種類繁多，查閱、借取、復(fù)印、調(diào)動頻繁，而紙質(zhì)檔案原件的查詢利用不便，且易損壞原件。為此，太倉人社開展全庫房檔案高清掃描，建立檔案信息資源總庫，涵蓋數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)、電子文件、電子目錄、入館交接數(shù)據(jù)記錄等。檔案數(shù)字化成效顯著：一是檔案內(nèi)容在線查看，檔案零損耗，存儲零丟失;二是檔案位置實時查詢，檔案庫房快速定位;三是規(guī)避檔案放錯柜、材料歸錯檔等，杜絕檔案資料在庫卻無法找到的現(xiàn)象;四是匹配柜臺人事代理系統(tǒng)等功能，壓縮查檔、文件周轉(zhuǎn)等流程，減輕柜臺服務(wù)工作量;五是應(yīng)檔案資源社會利用需求增加的形勢，提供便民快捷查詢，減少群眾等待時間，確保服務(wù)滿意度。

　　二是推進(jìn)全程信息化，突出智能、安全管控

　　通過人事檔案數(shù)據(jù)平臺升級，太倉人社實現(xiàn)由僅支持基礎(chǔ)信息查詢到“收、管、存、用”全業(yè)務(wù)流程信息化管理的轉(zhuǎn)變，提升人事檔案管理顆粒度和覆蓋面。尤其是智能分析與安全監(jiān)管有質(zhì)的突破：一方面，實現(xiàn)智能盤庫和檔案流動智能分析。傳統(tǒng)檔案盤點工程龐大、耗時數(shù)月，而智慧檔案室采用RFID長距離識別技術(shù)自動盤庫，快速完成檔案盤點。智慧檔案室還能對人事檔案進(jìn)出量、流動原因及流入流出地區(qū)進(jìn)行年度、月度綜合分析，為就業(yè)人才工作開展提供堅實的數(shù)據(jù)支撐。另一方面，實現(xiàn)全面實時的安全監(jiān)控布局，保障庫房、檔案安全。智慧檔案室建立了人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系，實時監(jiān)控庫房環(huán)境、安防以及消防狀態(tài)，動態(tài)監(jiān)測檔案出入庫，對借閱到期未歸還和定位錯誤檔案自動預(yù)警提醒，確保檔案安全。

　　三是推進(jìn)平臺標(biāo)準(zhǔn)化，兼顧利用、保密屬性

　　太倉人社智慧檔案室人事檔案數(shù)據(jù)平臺堅持標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)計功能模塊，分級授權(quán)從嚴(yán)保密。平臺基礎(chǔ)功能設(shè)置收文(錄入)、電子檔案管理等，業(yè)務(wù)功能包括人才落戶、人才流動、養(yǎng)老保險手冊轉(zhuǎn)移、自由職業(yè)者辦理退休、職稱評審、戶籍管理、就業(yè)鑒證與報到、代理合同、單據(jù)轉(zhuǎn)交、個人信息總覽、統(tǒng)計報表、檔案綜合管理等，滿足檔案管理要求和社會需求。平臺使用過程中，注重信息安全和個人隱私保護(hù)，對檔案查閱人嚴(yán)格審核，根據(jù)不同的保密級別，對數(shù)字化檔案進(jìn)行查閱、轉(zhuǎn)移、備份等內(nèi)容分級授權(quán)，做到利用和保密不矛盾。

　　智慧檔案系統(tǒng)建設(shè)，既是傳統(tǒng)人事檔案管理模式迭代升級的創(chuàng)新舉措，也是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、人才戰(zhàn)略疊加等新形勢下的必然要求。太倉人社把現(xiàn)代科技融入到人事檔案管理建設(shè)中，實現(xiàn)我市人才檔案存量透明、查閱便捷、監(jiān)控立體、預(yù)警及時、分析智能、功能健全，為就業(yè)人才工作提供更大的助力。來源： 蘇州市人力資源和社會保障局